Projektkoordination

Die Projektkoordination setzt sich aus dem Projektkoordinator respektive der Projektkoordinatorin, und dem Projektkoordinator-Stellvertreter respektive der Projektkoordinator-Stellvertreterin zusammen. Sie fungiert als Schnittstelle zwischen den einzelnen Projekten mit ihren Projektleitungen und dem Präsidium des ÖVVÖ. Die Aufgaben umfassen in erster Linie Entscheidungen, die die Projekte in ihrer Gesamtheit betreffen, und Prozesse, die Änderungsschritte bezüglich der Projekte erfordern und von der Projektleitung nicht durchgeführt werden können (z.B. Neuwahl einer Projektleitung) und sind geregelt:

1. Die Projektkoordination fungiert als Schnittstelle zwischen dem ÖVVÖ Präsidium und den Projektleitungen und vertritt die Idee der Projekte nach außen.
2. Die Projektkoordination nimmt Projektanträge entgegen, bespricht sie mit dem ÖVVÖ Präsidium und beschließt mit ihm gemeinsam über Annahme oder Ablehnung.
3. Der/Die Projektkoordinator*in ernennt einen/eine  Projektkoordinator-Stellvertreter*in, der/die ihn/sie in allen Belangen vertreten kann und vom/von der  Projektkoordinator*in in allen Belangen der laufenden Projekte auf dem letzten Stand gehalten wird.
4. Die Projektkoordination setzt vor Projektstart mit der jeweiligen Projektleitung den Projektrahmen fest und verfasst eine Projektbeschreibung.
5. Die Projektkoordination sammelt die Kontakt-Emailadressen und Datenblätter aller Projektteilnehmer und kümmert sich um das Funktionieren der Weiterleitung durch die Projekt-Emailadressen. Die Projektkoordination kümmert sich auch um die Verteilung und Zusendung der entsprechenden Herkunfts- und Projektteilnahme-Zertifikate.
6. Die Projektkoordination fungiert im Bedarfsfall als Wahlleitung für die Projektleitung und kümmert sich um entsprechende Einhaltung des Wahlprozederes im  Fall der Neuwahl einer Projektleitung.
7. Die Projektkoordination trägt Sorge, dass sie die Neuigkeiten (News) pro Quartal fristgerecht erreichen und bereitet diese in Deutsch und Englisch für den Admin auf, der sie auf die Website stellt und leitet sie an ihn entsprechend fristgerecht weiter.
8. Die Projektkoordination trägt Sorge, dass sie die Jahresberichte fristgerecht erreichen und bereitet diese in Deutsch und Englisch für den Admin auf, der sie auf die Website stellt und leitet sie an ihn entsprechend fristgerecht weiter. Ebenso werden sie für die Projektleitung zur Aussendung an die Projektteilnehmer in Deutsch und Englisch vorbereitet und fristgerecht weitergeleitet.
9. Die Projektkoordination lädt zur jährlichen Skype-Sitzung, führt diese durch und führt Protokoll. Dieses stellt sie dem ÖVVÖ Präsidium auf Deutsch, und auf Deutsch und Englisch der Projektleitung zur Verfügung.
10. Die Projektkoordination arbeitet aktiv an der Verbesserung der Richtlinien und Grundsätze der Projekte und kümmert sich um Anfragen von Projektleitung, ÖVVÖ Präsidium bzw. Projektteilnehmern bezüglich einer eventuellen Anpassung dieser. Entsprechende Beschlüsse finden im Rahmen der jährlichen Skype-Sitzung statt.
11. Die Projektkoordination diskutiert bei groben Verstößen eines Projektteilnehmers mit der betroffenen Projektleitung, dem  ÖVVÖ Präsidenten und zumindest einem Präsidiumsmitglied den Verstoß und die Maßnahmen und informiert den betroffenen Projekteilnehmer über das Ergebnis.
12. Die Projektkoordination nimmt im Falle des Nicht-Erfüllens der Aufgaben der Projektleitung ihre Pflicht wahr und greift von außen in die Projekte ein um eine Lösung im Sinne der Projektidee herbeizuführen.