Koordinace projektu

Koordinace projektu se skládá z koordinátora projektu resp. z koordinátorky projektu a zástupce/zástupkyni koordinátora resp. koordinátorky projektu. Funguje jako rozhraní mezi jednotlivými projekty a jejich vedením projektů a předsednictvem ÖVVÖ. Úkoly zahrnují především rozhodnutí, která ovlivňují projekty jako celek, a procesy, které vyžadují změny týkající se projektů a které nemůže provádět vedení projektu (např. nové zvolení vedení projektu) a jsou regulovány:

1. Koordinace projektu působí jako rozhraní mezi předsednictvem ÖVVÖ a vedeními projektů a zastupuje myšlenku projektů navenek.
2. Koordinace projektu přijímá projektové žádosti, projednává je s předsednictvem ÖVVÖ a společně s předsednictvem rozhoduje o jejich přijetí nebo zamítnutí.
3. Koordinátor/ka projektu jmenuje zástupce/zástupkyni koordinátora/koordinátorky projektu, který ho/která ji může zastupovat ve všech záležitostech a který/která je koordinátorem/koordinátorkou projektu informován/a o všech záležitostech týkajících se probíhajících projektů.
4. Koordinace projektu s vedením projektu určí před zahájením projektu rámec projektu a sepíše popis projektu.
5. Koordinace projektu shromažďuje kontaktní e-mailové adresy a datové listy všech účastníků projektu a stará se o fungování předávání informací prostřednictvím e-mailových adres projektu. Koordinace projektu se rovněž stará o distribuci a zasílání příslušných potvrzení o původu a certifikátů o účasti v projektu.
6. Koordinace projektu plní v případě potřeby funkci řízení voleb pro vedení projektu a v případě nových voleb dbá na řádné dodržování volebního řádu.
7. Koordinace projektu zajišťuje, aby včas obdržela čtvrtletní zprávy, a připraví je v němčině a angličtině pro administrátora, který je umístí na internetové stránky, a včas mu je předá.
8. Koordinace projektu zajišťuje, aby včas obdržela výroční zprávy, a připravuje je v němčině a angličtině pro administrátora, který je umístí na internetových stránkách a včas mu je předává. Stejně tak jsou připraveny pro vedení projektu k rozeslání účastníkům projektu v německém a anglickém jazyce a jsou včas předány.
9. Koordinace projektu pořádá výroční schůzku přes Skype, vede ji a pořizuje zápis. Zápis bude k dispozici předsednictvu ÖVVÖ v německém jazyce a vedení projektu v německém a anglickém jazyce.
10. Koordinace projektu aktivně pracuje na zlepšování pokynů a zásad projektů a zabývá se požadavky na jejich případnou úpravu od vedení projektu, předsednictva ÖVVÖ nebo účastníků projektu. Příslušná rozhodnutí se konají na výroční schůzce přes Skype.
11. V případě hrubého porušení pravidel ze strany účastníka projektu projedná koordinace projektu porušení pravidel a opatření s příslušným vedením projektu, prezidentem ÖVVÖ a alespoň jedním členem prezidia a informuje o výsledku dotyčného účastníka projektu.
12. V případě neplnění úkolů vedení projektu se chopí koordinace projektu své povinnosti a zasahuje do projektů zvenčí, aby našla řešení ve smyslu projektové myšlenky.